Der Tag beginnt früh. Eine Tasse Tee in der Hand, unterwegs zur Arbeit, etwa 30 Minuten Zeit – eigentlich Leerlauf. Früher habe ich versucht, mir meine Aufgaben zu merken oder sie hastig ins Handy zu tippen. Meist mit mäßigem Erfolg. Heute starte ich den Tag anders.

Während der Fahrt spreche ich einfach alles ein, was mir für den Tag durch den Kopf geht: Aufgaben, Erinnerungen, lose Gedanken. Dafür nutze ich ein kleines, hochwertiges Aufnahmegerät aus der Feder eines schwedischen Design-Studios. Es fühlt sich fast wie ein modernes Diktierband an. Ein Knopfdruck, klare Aufnahme, kein Ablenkungsfaktor. Ich rede frei, ohne Struktur, ohne Filter.

Am Ende der Fahrt ist alles „auf Band“.

Von gesprochener Liste zu echten To-dos

Zurück am Schreibtisch öffne ich TaskMaker. Die WAV-Datei ziehe ich einfach in die App – oder wähle sie aus. TaskMaker übernimmt den Rest.

Aus der Audioaufnahme werden automatisch strukturierte Aufgaben:

• klare To-dos
• erkannte Fälligkeiten
• zusätzliche Notizen

Diese Aufgaben landen direkt in Apple Erinnerungen. Genau dort arbeite ich ohnehin, weil sich meine Aufgaben so zuverlässig und ohne Zusatzaufwand über alle Geräte synchronisieren – iPhone, Mac, iPad. Egal wo ich gerade bin, meine To-dos sind immer aktuell.

Ich sehe meine Aufgabenliste für den Tag, ohne sie je manuell geschrieben zu haben. Kein Abtippen, kein Sortieren, kein Chaos.

Warum das so gut funktioniert

Dieser kleine Workflow ist für mich ein echter Produktivitäts-Hack:

• To-dos per Sprache erfassen, wenn der Kopf noch frei ist
• Aufgaben automatisch erstellen, statt sie manuell zu pflegen
• Apple Erinnerungen nutzen, weil sie sich nahtlos über alle Geräte synchronisieren
• Strukturiert in den Arbeitstag starten, direkt nach dem Ankommen

Gerade morgens ist das entscheidend. Tee trinken, Gedanken sammeln, Aufgaben festhalten – und dann ohne Umwege loslegen.

Fazit

Manchmal braucht es keinen großen Plan, sondern nur einen guten Ablauf.

To-dos unterwegs einsprechen, automatisch analysieren lassen und strukturiert in den Tag starten – einfacher geht es kaum.